TL;DR
Go Conference mini 2023 Winter IN KYOTO でオフラインカンファレンスの運営スタッフデビューをした。 ブログを書くまでがカンファレンスなので運営スタッフとしてブログを書いていく。
Go Conference mini 2023 Winter IN KYOTO とは？
一般社団法人Gophers Japan主催のGo Conferenceを小規模にしたイベントをGo Conference mini（以降長いのでGo Con miniとする）です。 昨年開催されたSendai.go主催の「Go Conference mini 2022 Autumn IN SENDAI」が初回開催（のはず）。
今回は Kyoto.go が主催しました。 特に地方コミュニティでないと開催できない縛りはないんですが、いまのところRubyの地方会議みたいに各ご当地コミュニティが開催している形です。 なお、Go Con miniの開催はGophers Japanの許諾が必要になります。勝手に名乗ってイベント開催しちゃだめよ！
4月頃〜開催のきっかけ〜
元々は今年（2023年）のGo Conference 2023 Online が開催されるちょっと前のKyoto.goのイベント後におこなってる「居酒屋トーク」という雑談時間で「そろそろオフラインでイベントを開催したいね」といったことに起因します。
発言の主はぼくなのですが、当初イメージをしていたのは以下のようなこじんまりとしたイベントと懇親会ができる程度のものをイメージしていました。 ところが、それを受けてオーガナイザーの @uji さんが「去年のSendai.goのGo Con miniの体験がよかったのでやりたい」といい開催する流れとなりました。
このあたりの詳しい内容は技術書典15で販売した「Money Forward TechBook #7」の「これまでの Kyoto.go とこれからの Kyoto.go の話しをしよう」に書きました、良かったらご購入ください。 現在は電子書籍版のみの販売となっています。
閑話休題。 Go Con miniレベルのイベントを開催する意図は当初なかったのですが、AWS のリーダープリンシパルにある「Have Backbone; Disagree and Commit」の精神を踏襲しメンバーのやりたいを実現するためのコミュニティのはずなのにぼくが足かせになってはいけないなと思いCommitすることにしました。
なお、当初予定では「夏〜秋開催」を検討していたのですが、「それは今からじゃ間に合わないので絶対にやめよう。11月か12月でギリギリ開催できるかどうかだと思う」という話をしていました。 キックオフ時の議事録はこちら。
その後、会議をしていく中で「〇〇ができるといいよね」「○○があると楽しそう」という自分たちが やりたいこと（WANT） ばかりが出てしまい、 何故やるのか（WHY） と なにが得られるのか（WHAT） が不足しているように感じたので目的の深掘をしたいと提案します。
5月ごろ〜目的の明確化と本格的に企画スタート〜
このカンファレンスはなぜやるのか？テーマのような軸は何になるのかを話し合って明確にしていきました。
Go Con miniのテーマの軸は「交流」で決まりました。 奇しくも同じくGo Con mini 仙台に参加した @sivchari さんもGo Conference 2024のテーマを「一期一会」にされてましたね。 それだけGo Con miniでの体験がよかったということなのだと思います。
開催のテーマや軸が決まりましたが、参加者が価値を感じてくれたかどうかが重要です。 我々がどういう価値を提供したいと考えていて、そこに共感してくれる人がなにを得られるイベントになっているかを考える必要がありました。 ここまでに話した内容がどれくらい言語化できるか、そのためになにをやっていくのか？などをメンバーで共有できるかどうかが大きなポイントだと考えていたのでかなり時間をかけていました。 これは普段の技術イベントの設計などでも同じ課題がでるので仕事の知識や経験がそのままコミュニティ運営に反映された形です。
6月初旬前後はぼくのほうがGo Conference 2023の運営でバタバタしていたのでujiさん、yebisさんにおまかせをしていました。 実際に参加された方は知ってると思いますが、当初は「アンカンファレンス」や「NFT配布」などのより交流色が強い企画を考えていましたが、時間と労力の関係から最終的に断念しています。 どこかのタイミングでリベンジできるといいなと思っています。
6月ごろ〜会場選定〜
やりたいことのざっくりした内容がわかってきたので会場選定を始めました 事前に「京都は大学がたくさんあるからそこの講堂とかを会場として借りれないか聞いてみるといいかも…」とだけ言い残してぼくは城崎温泉でリフレッシュ休暇を満喫していました。
議事録を追っていたらめちゃくちゃ調べてもらっていた、改めて申し訳ない気持ちになったｗ
7月ごろ〜リフレッシュ休暇中&会場選定をはじめる〜
Kyoto.goはぼく以外のメンバーがオフラインイベント開催の知見がなかったのでリフレッシュ休暇に入る前後で「一度オフラインイベントを開催して知見をためたほうがいい」とお伝えしたら3年ぶり？くらいにオフラインでの開催が復活してました。 参加したかったなー（なんの予定か忘れたけど参加できなかったのだ）
このあたりで @たぬき さんがKyoto.goのオーガナイザに参加してくれました。 ここまで3人（ときには2人）で運営していたので馬力が30%アップしています！まあ元が少ないだけなんだけどね。
このときの会議で大学選定が難しい、という話が出たので「Gophers Japanにお金を出してもらえないか相談できないかな？」と提案してみました。 というのも6月のGo Conference 2023の運営スタッフでの打ち上げで「もっと地方でも開催したい、学生にももっと来てもらえるようなことがしたい」と言っていたのを覚えていたので「駄目元で相談しないか？」と伝えました。 その上でお金が出せるならどこがいいだろうか？という話をして3つほどに絞って最終的に今回会場となったQuestionが諸々の条件と交渉がしやすい立地（マネーフォワードの京都拠点から近いので何かあればすぐに確認できる）ということを話し合っていました。
8月ごろ〜登壇者枠についてメンバー間で意見が衝突〜
このあたりからようやくお尻に火がついて「ヤベー！」という感覚が芽生えだします。 みなさんがカンファレンス運営と言ってイメージするタスクを開始したのもこのあたりからですね。 本当はもう2ヶ月くらい前倒しできてるとよかったんじゃないかなーと開催後は感じています。
ぼくの強い意志で登壇者枠に「学生枠」と「地元枠」を作ってもらいました。 ただここでちょっとトラブルが発生し、選考フローと登壇枠についてかなり時間をかけて議論することになりました。 「登壇する心理的ハードルを下げる」というワードに対するイメージが運営メンバー間で統一されていなかったこと、選考フローを決めるに当たり競争率に対する考え方の違いなどで意見がぶつかりました。 最終的にメンバー全員がこれでいこうと思える内容になりましたが、ここは登壇者や参加者に影響するだけでなくコミュニティとしての存在価値や責任の部分だったのでかなり激論を繰り広げました。 先ほど紹介した「これまでの Kyoto.go とこれからの Kyoto.go の話しをしよう」の中でも記載しましたが、個人的にはこの意見がぶつかり合って「こうしたほうがいい！」「それならこういう論点はどうか？」という議論が行えたことを嬉しく思っています。
9月ごろ〜プロポーザルやざっくり全体の流れを作成し始める〜
会場がほぼほぼ確定したのでどれくらいの登壇者がアサインできるのか、タイムスケジュールはどうなるのかなどが本格的に話し合われます。
- せっかく優秀なエンジニアの人が来ているのでキャリア相談会とかできるといいかもなぁ。イメージはDroidKaigi https://2023.droidkaigi.jp/timetable/day3/
- 後日luccaさんと相談
これは最終的に余力と時間を生み出すことが難しい…となってしまいカンファレンス中の開催は断念したのですが @tenntenn さんから「せっかく日本中のGoエンジニアが集まるんでイベントやりませんか？」と言われて「よっしゃやるか！」と乗っかったら「じゃあ学生向けがいいかな、京都は優秀な学生が多いから！」ということで次のイベントに昇華されました。 こちらのイベントは結構開催した企業さんの感触も好評だったんですが、学生と対話して「いまの学生はこんなことを考えて、ここをみているんだな」と企業側としても学びがあるよいイベントになったなと思っています。
もちろん、採用やインターン生として興味を持ってもらうことは嬉しいんですが個人的にはエンジニアとしてより自分にとって豊かな選択ができるようになってほしいと思って開催したので学生のみなさんがなにか得るものがあれば嬉しいなと思ってます。 そういった裏話的なやつは宣伝も兼ねたこちらに掲載しているのでご興味があればどうぞ。 どうやら2回目は東京でやるかも？という暗躍の噂が聞こえてきているので、また開催されたときにアナウンスしていこうと思います。 2回目とは別口ではてなさんから「これよかったからまたやりたいね」と言われたので、もしかしたら次は「関西に拠点がある企業」縛りでやるかもしれない。まだ何も考えていないけどｗ
10月ごろ〜ボランティアスタッフの募集とCfPの選考フロー検討〜
10月のビッグトピックはCall for Proposal（以降、CfP）の選考でした。 他にもボランティアスタッフのかたに入っていただいたので、説明や運用のために会場レイアウトをどのように考えているかなどを具体的に示す必要がありました。 多分なんやかんやでピークだったのは10〜11月だったんじゃないでしょうか。
個人的にCfPを選考するスタッフ向けのガイドラインを作成したことがこのイベントで最も大きな成果かもしれないと思っています。 ぼく自身も初めてCfPを選考した際には「面白そうとかこれみたいという感想ではなく、こういった基準があるのでそれを満たしているかで判断してください」と注意を受けました。 同様に選考を行う際にどういったことに気をつけるといいか、このカンファレンスではなにを見ようと考えているのかをテキスト化することでメンバーの齟齬を少なくすることができた気がします。 言語化って大事だなと改めて思いました。
11月〜最後の追い込みと当日スタッフの追加募集〜
翌月の開催のために細かな点や分からない点などを地道に潰していました。 いくつか設備などで必要なものがあることが判明し、追加でお金をもらえないか？や懇親会をどうするか？など徐々にメンバーに焦りが出始めていたのがこの頃だったかなと思います。 他にも登壇者へのアナウンス情報として何が必要か、どういったものがいつまでに必要か？といった締切が一斉に舞い込んでくる状態でした。 また、10月時点で「最低10名といったがどうやら10名では足りない、最低2〜3名、理想的には5名ほどほしい」ということがわかったのでボランティアスタッフの追加募集を行い、スタッフの方の役割を仮アサインしたり、運営メンバーの役割を整理するなどをしていました。
12月〜イベント開催〜
前日に配信機材のチェックのため、2時間ほどリハをしたり（時間が足りなかった3〜4時間、なんなら前日から部屋を借り切ってしまうほうがよかった）していました。 その後、先程紹介した【学生向け】Career Reflection for Gophers【京都開催】を開催したり、イベント前日なのまだできていないクロージングの資料やトランシーバーのマニュアルなんかを作成してました。
といったタイムラインで動いてきた総決算としてイベントが開催されました。 2日連続で4時間睡眠（ほぼ自業自得）でイベント当日を迎えたので正直なところかなり眠かったですね。 イベント当日の休憩時間にスライド仕上げるか？とか一瞬考えたんですけどやらなくて正解でした。 当日スタッフしていてそんな時間はなかったｗ
個人的に一番のGood jobポイントはJob Boardを設置したことかなーと思います。 最初に率先して自分の会社を書いておいたので各社Goを使った会社さんが社名を書いてくれてよかったです、オンラインだとあまり盛り上がってないようにみえてしまう（書いたり読んだりしてる姿がみえない）のでこれはオフラインでやってよかったことの1つかなと思ってます。
写真を撮り忘れたんですがお昼休憩に行った際にコンビニで買ったおやつをおいておきました。食べてくれた方がいたっぽいのでヨシッ！ いちご大福とかきんつばとか千寿せんべいとかおいてました。 一瞬「これはお茶漬けの元を用意するべきでは？？？」と思ったんですが京都プロトコルすぎるし、もらっても困るなと思ったのでやめました。ファインプレー。
あとは「Go Con miniというイベントがあるんだけどプロポーザル出してみない？」とujiさんが社内に提案してくれて興味を持ってくれた @Gaurav さんが東京から来てくれたり、インターン生の尾上さんが登壇したりとマネーフォワードのPRにも貢献できたんじゃないかなーと思ってます。
今回のイベントではスポンサーを入れなかったのでオフィスを貸してもらったり、会社時間の一部をカンファレンス運営に使わせてもらっていたのでその分目立ってPRするということはできた気がします。 足りなかったらGo Conference 2024で頑張るので許して……。
オープニングをujiさんがおこない、クロージングをぼくが担当しました。
クロージングのスライドでもちょっと話したんですが「きっかけがあるから行動するのではなく、行動したからきっかけが生まれた」というのはぼくたち Kyoto.go の経験に基づいたお話です。 最後だしエモい話をすればいいかなーと思って考えたんですが、この言葉は割とぼくの中でしっくりと来ていて「来年XXXでGo Con miniが開催されてほしいなー」とか「次のGo Con miniは地元のXXXで開催したらいく」とか言ってる人には「しゃらくせー！！！！お前が開催するんだよオラァ！！！！」という気持ちでアサインされると思うのでぜひ頑張って運営してください。
クロージングでスタッフを紹介するシーンを入れましたがあれはぼくがクロージングをやることになった際にどうしてもやりたいことでした。 カンファレンスは参加する皆さん、登壇する方がいなければ実現しません。 ですが、それを支えるボランティアスタッフの方の協力がなければそもそも開催することすらできません。
コミュニティへの貢献で「ひと・もの・お金」が大事だとお伝えしましたが、まさしくその「ひと」の部分で貢献していただき、大変ありがたいと感じています。 あなたたちのおかげで大きなトラブルなく無事に開催から終了まで走り切ることができました。 初めてのオフラインカンファレンス運営ということで現場での臨機応変な対応が求められるシーンが多かったと思いますが、文句を言わず任務を遂行していただきありがとうございます。 当事者として責任を持って動いていただけたことで大変助けてもらいました。
同じような轍を踏まないようにぼくらが苦労した内容はだいたいScrapboxに公開しています。ぜひご参考にどうぞ。 敢えてぼくから一言いうなら会場探しを最初にしないと何も決まらないので、まず会場探しをするのがいいぞ！
せっかくなので宣伝
今週木曜12/7 19時からハイヤールーさんとメルペイさん、弊社でSRE TALKというイベントを開催します。 これはオンラインなので少しでも興味があったら参加してくれると嬉しい。
こっちはオフライン開催限定なんだけどマネーフォワード 京都拠点で Kyoto TechTalkというイベントを開催します。 マネフォはオリジナル3（言い出しっぺの人がいた企業3社）なのに3回目にして初の会場提供です。 せっかくなのでよかったら遊びにきてくれ！
最後に
Go Conference mini 2023 Winter IN KYOTOのDay2ということで知り合いのエンジニア8名？くらいでハックバーに行ってきました。 GoとかPHPとかRubyとかプログラミング言語のカクテル（色だけじゃなくてちゃんと裏の背景もある）を飲みながら突発発生したLTやGoの仕様についての座談をしていて最高に楽しかったのでもし興味がある方はぜひお立ち寄りください。 お酒も美味しいんだけど突発でLTや go.dev/play を開いてイテレーターの話がされるのめっちゃ面白かったよ。
余談
おすすめラーメン情報について
クロージングの最後に会場近くおすすめラーメン情報を掲載していたがこちらにも掲載しておきます。
アンケートを読んで思ったことをつらつらと…。
アンケートで改善するポイントとして多くの方が「電源やWifiが欲しかった」と書かれてました。 これは実際そのとおりだろうなと思いつつ、Wifiに関してはちょっと難しかったな…と思ったので理由を書いておきます。
今回Wifiを一般参加者に提供するかどうかは最後の最後まで決まりませんでした。最終的な決断をしたのがイベント当日の朝8時の当日スタッフの最終MTGです。 これには理由があります。 他のカンファレンスに参加された方はご存知かもしれませんが、RubyKaigiでクックパッドさんがWifiスポンサーをしていることからもわかるように安定した回線を提供するというのは簡単ではないということです。
そのため、一般参加者にWifiを提供した場合で登壇者や運営スタッフの運用に影響が出る可能性がありました。 過去にぼくが参加したカンファレンスでの出来事ですが、とんでもなくバカでかいリポジトリをCloneして回線が詰まる、動画を見始めて回線を圧迫するなどなど誰がどういった行動を取るかコントロールができない事態が発生していました。
このことを非難するわけではありませんが、運営者がコントロールできない状況を作ることは、Wifiが使えないこと以上にオンライン配信で参加している参加者全体の利益を毀損すると考えました。 また、前述しているように我々Kyoto.goはオフラインでのカンファレンス（小規模といえど）の運営が初めてです。 ただでさえ当日どのようなイレギュラーが発生するか想定できないのに不確定要素を入れるのはよくないと考え、ぼくが「一般参加者へのWifi提供はやめるべきである」と主張し、運営統括をしていたujiさんがその意見を取り込んでくれた形になります。
またこれは私見ですがカンファレンスにおけるWifiはありがたい存在であるもののそれがなくてはカンファレンスが成り立たないか？と言われると「あると嬉しい」から脱却しない存在だと考えています。つまり開催においてマスト条件ではないということです。 実際今回のイベントは一般参加者へのWifi提供なしで開催ができました。 「あると便利だが、なくても開催できる」という条件をどこまで頑張るのか？これは非常に悩ましい選択だと思います。 今回は上記の判断をし、提供しない旨をお伝えさせていただきました。
電源に関してはもう少しやりようがあったように思います。 例えば充電スペースを用意するなど各座席に電源タップを設置することが難しくとも、いくつかの方法で充電手段を提供できたのではないかと思います。 ここに関しては反省と次回への改善として取り組みたいと考えています。 個人的にはRubyKaigiのハックスペースが好きなので、あれを踏襲したかったのですが会場の大きさ的に難しく断念しました。
会場内でのお酒や軽食などの提供に関しては運営としてもやりたい気持ちはありました。 ただ会場にはそれぞれルールがあります。我々はあくまでも貸してもらっている立場でありルールを厳守する責任があります。 今回の会場は飲食に対していくつかの制約があったため、上記対応が難しかったです。次回があれば会場選定の条件に含めたいと考えています。
ランチなどの交流を促す施策について これは完全に手が回らず抜け落ちていた観点でした。 指摘していただいた方、ありがとうございます。
今回開催のテーマが「交流」だったのですが、最終的に開催するためのタスクに忙殺されてしまいこの交流を促す働きかけを行うことが難しい状態となってしまいました。 ただスポンサーなしで開催をしている関係上ランチの提供は難しかったように思います。 反面、知り合いのいないエンジニアの方のために「一緒にランチ行きたい人いますか？」といった形でその場で人を集めるといったアクションはできたように思います。 （大阪Ruby会議03ではこれをやっていて感動したのに忘れていました） ここは反省点として取り込んでおこうと思います。
もっと多くの登壇がみたい、参加者を増やしてほしい…将来的にはわかりませんが現時点で個人としてはこれ以上の規模のカンファレンスにするつもりはないです。 これは単純に運営コストが肥大化してしまうこともありますが、それ以上に大きなカンファレンスがいくつもあるよりも小さなご当地カンファレンスが乱立するくらいのほうがGo Con miniの意義があると考えているからです。 もっと見たいという欲求はぼく自身も理解できますし、多分イチ参加者であったなら同じ要望を出したと思うのですが運営者としてのぼくはこれ以上の大きさにすべきでないとも思っています。 仮にやるとしてもそれなら2日開催にするとかが妥当なところじゃないかなーと思ってます。 また今回は紅葉シーズンや京都ということできっとみんな観光ついでに来るのではないか？という目算が立っていましたが会場を借りるということはお金がかかるということです。 そういった意味でも大きな会場を用意したり複数日で開催したり…ということはあまり積極的でない、というかどちらかというと消極的です。 ただ今回Go Con miniを開催したときのように他のメンバーが積極的になる理由やメンバーになるのでこれをやらせてほしい！という熱意がある人がいれば前言を覆す可能性はあります。 いやーでも100名規模以上にするの大変なんですよね、そうするとボランティアスタッフの負荷や家庭事情を考えると積極的にはなりにくいかな。 個人的には50人規模のイベントを四半期ごとにやれるほうが1度のイベントで200名集めるよりもいいと思ってる派です。
